【株主総会の流れ④】法務・総務向け｜【雛形あり】招集通知とは？記載事項や発送スケジュールについて解説

招集通知とは？

　招集通知とは、株式会社が株主総会を開催する際に、その情報を株主に伝えるための公式な通知です。この通知には、株主総会での議題や日時、場所などの具体的な内容が記載されます。

　取締役会が設置されている会社の場合、定時株主総会の際には取締役会の承認を受けた計算書類や事業報告の提供が必須です。一方、取締役会が設置されていない会社では、これらの提供は不要です。

　また、招集通知の方法として、書面や電磁的方法が一般的ですが、会社の種類や議決権行使の方法に応じて、書面での通知が義務付けられる場合もあります。

　最後に、株主総会は通常の定時株主総会だけでなく、特定の緊急事態や必要性が発生した場合に臨時で開催される場合もあります。この臨時株主総会にも、招集通知の発行が必要となります。

　総じて、招集通知は株主総会の開催に際しての重要な手続きの一つであり、株主に情報を適切に伝えるための法的な手段となっています。

招集通知の記載

記載事項

　招集通知には、会社法第298条及び会社法規則第63条の規定に基づき、取締役会で決議した事項を記載する必要があります（会社法第299条第4項）。

　取締役会にて決議すべき事項については、下記の記事で詳細にまとめていますので、もしよければご覧ください。

会社法第299条第4項

　前2項の通知には、前条第1項各号に掲げる事項を記載し、又は記録しなければならない。

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記載方法

招集通知の記載方法には、①書類②電磁的方法の2パターンがあります。

書面

　招集通知を紙で作成し、期限までに株主に郵送する方法です。

　下記3つの事由のうち、いずれかに該当する場合は、書面で作成する必要があります（会社法第299条第2項）。

株主総会に出席しない株主が「書面」により議決権を行使することができる旨の取り決めがある場合
株主総会に出席しない株主が「電磁的方法」により議決権を行使することができる旨の取り決めがある場合
取締役会を設置している会社である場合

会社法第299条第2項

次に掲げる場合には、前項の通知は、書面でしなければならない。

前条第1項第3号又は第4号に掲げる事項を定めた場合
株式会社が取締役会設置会社である場合

電磁的方法

上記のいずれかに該当しない場合には、電子メール等の電磁的方法により招集通知をすることが可能です。

招集通知の作成～発送の期限

　取締役は、株主総会を招集する場合、原則として株主総会開催日の2週間前までに株主への通知を行わなければなりません（会社法第299条第1項）。

　ただし、公開会社でない株式会社では、1週間前までに通知をしなければなりません（会社法第299条第1項）。

　さらに、取締役会を設置していない会社では、定款によりさらに短い期間が設定されている場合は当該期間とすることができます（会社法第299条第1項）。

第299条第1項

　株主総会を招集するには、取締役は、株主総会の日の2週間（前条第1項第3号又は第4号に掲げる事項を定めたときを除き、公開会社でない株式会社にあっては、1週間（当該株式会社が取締役会設置会社以外の株式会社である場合において、これを下回る期間を定款で定めた場合にあっては、その期間））前までに、株主に対してその通知を発しなければならない。